人材紹介におけるCRMの選び方とは？

人材紹介会社の中には、Excelやスプレッドシートを使って顧客情報や営業フェーズの管理を行っている企業が多数存在しています。
一方で、膨大なデータを扱うことから、その入力や管理、必要な情報へのアクセスに、多くの時間をとられているのではないでしょうか。

こちらのページでは、顧客の情報管理を効率化させるCRMシステムについて紹介しています。人材紹介におけるCRMシステムの機能やメリット・デメリットなどの基本的な事柄から選び方まで説明しているので、ぜひCRM導入の際の参考にしてください。

CRMとは？

CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、各顧客との関係性を深め企業や商品・サービスのファンになってもらうための活動のことです。また、CRMを推進・管理するためのシステムを指すこともあります。

CRMは、ニーズの多様化が進み顧客サービスへのパーソナライズ化が求められている近年において、顧客満足と利用継続率に関わる重要な要素と言っても過言ではありません。

人材業界でCRMが進んでいる理由

人材紹介業においては、CRMをはじめとするさまざまなITシステムの活用が進んでいます。エージェントの顧客数が増加するほど、各企業における選考や採用状況、紹介履歴をリアルタイムで管理するのが難しくなるためだとされています。

また、人材紹介業は、法人側と求職者双方の顧客データを照らし合わせてマッチングを進めていかなければなりません。データのマッチングは、過去に蓄積しているデータが多ければ多いほど難易度は高くなります。

営業を担当するスタッフが頭の中で顧客管理をするのは、非効率であり現実的ではないことから、CRMの導入が注目されています。そのような背景もあることから、CRMを導入すると、双方の顧客のニーズをシステムで管理できるようになります。システム上で管理することによって、正確なマッチングにつながり、顧客から信頼を得られやすくなります。

人材紹介におけるCRMでできること

人材会社で活用されるCRMシステムでは、求人情報・求職者情報の管理や分析、面接日程調整、帳票作成、求人企業の担当者や求職者への一斉メール、マッチングなどが行えます。

CRMシステムを導入することで、各求人企業や求職者が求める条件に適したマッチングを効率的に行えるようになり、良好な関係性の構築と満足度・継続率の向上が期待できるでしょう。CRMは活用次第で企業の成長に大きく寄与する重要なツールと言えます。
ここでは、主な機能概要を解説します。

求人情報管理

求人募集中から契約までのステータス管理ができ、企業担当者の情報管理や推薦メールの送信も可能な機能です。膨大な顧客データの中から条件検索をしたり、過去に企業と接点を持った求職者を再発掘することもできます。

求職者情報管理

求職者の面談議事録の作成、求人票の送付、内定承諾書のやり取りなどを行えます。さらに、蓄積された求職者のデータを条件検索したり、過去に求職者と接点を持った企業を再発掘することも可能です。

情報分析

企業情報や議事録の保存、日々の営業活動データの分析を通じて、業務フローの課題の可視化などを行う機能です。営業戦略の見直しや業績向上につながる案件ごとの進捗率レポート出力ができるシステムもあります。

面接日程調整

企業と求職者の面接日程調整をスムーズに行うための機能です。複数の選考が同時進行する中でもスピーディな日程調整が可能になり、効率化を実現。また新規面談数や面接数のデータをレポート出力することで分析もしやすくなります。

帳票作成

テンプレートを使用して、求人票や契約書などの帳票を速やかに作成することができます。法改定に自動対応しているシステムではテンプレートにおける修正の必要がなく、効率的な帳票作成が可能です。

一斉メール

大量のメールを一斉配信できる機能です。送りたい相手を選出できるセグメント機能やシナリオメール作成のサポート機能、ドラッグ＆ドロップで簡単にHTMLメールを作成できるシステムもあります。

マッチング

求職者と企業のより効果的なマッチングを実現するための機能です。求職者と求人企業を同じ画面で一覧表示する、求人に対して求職者の経歴や希望を踏まえた候補者選定ができる、地図上に求人を表示し求職者の自宅から近い求人とマッチングさせるなど、システムによって様々な機能があります。

売上や入金データを一元管理

人材紹介手数料や入金見込みといった、売上や入金データの一元管理も行えます。複数の選考状況の管理をする場合、入金管理にミスが起きやすくなります。しかし、CRM上で売上金管理を行えれば、入金漏れの予防にもなるはずです。

各種求職サービスとの連携

人材業界に特化したCRMは、関連サービスと連携しているケースがあります。求人サイトと連携できると、情報入力の手間が省けるほか、一元化された管理画面で作業が可能です。直接連携できない場合でも、CSVファイルの共通のデータフォーマットでインプットやアウトプットを行えるのが一般的だとされています。

人材紹介におけるCRMのメリット・デメリット

CRMシステムを導入する前に、メリットとデメリットについて把握しておきましょう。有益性とネックのそれぞれを知っておくことで、本当に導入が必要かの判断軸になるはずです。

CRMのメリット

人材紹介ではCRMを導入することで、求職者のプロフィール、希望条件、スキル、面接履歴などの情報管理がしやすくなり、人材登録や企業選定・人材選定の工数を削減できるようになります。
求人情報と求職者情報を一元管理できることも大きなメリットの一つ。分析機能やマッチング機能により、これまで以上に適した人材紹介・求人紹介が可能になるでしょう。

CRMのデメリット

CRMシステム導入の一番のデメリットはコストがかかることです。オンプレミス型では導入コストで大きな費用が発生するほか、メンテナンス費用が継続的にかかります。
クラウド型の場合には、一人当たりの月額ライセンス費用がかかることが多いため、使用人数が多いほどに月のランニングコストが負担になるでしょう。

また、導入後すぐに効果を発揮するものではなく、継続的な関係構築によって顧客満足度を高めるものであるため長期的に考える必要があります。

人材業界におけるCRMの選び方

人材業界におけるCRMは、費用対効果の確認をすることはもちろん、データ移行に対応しているかどうかを確認しておく必要があります。データ移行に未対応の場合、データの転機作業や運用開始までに膨大な手間や時間がかかってしまう可能性があるからです。

ここでは、人材業界においてのCRMの選び方について解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

費用対効果が合うか

CRMツールを選ぶときは、費用対効果の確認も重要です。実際に導入すると、どのような費用対効果を得られるのかイメージしにくい場合は、無料版やトライアル版を活用して使用感を試してみるとよいでしょう。

製品によってプランが異なるため、費用目安も変化するケースもあります。ツールごとにコスト感も異なってくるため、総合的にかかる費用を可視化してから導入すると、失敗の予防になります。

また、CRMにはマーケティングに役立つ顧客のデータが集約されています。自社に合ったCRMを導入して、顧客データをグラフや表にしてわかりやすくまとめることによって、マーケティング施策を立てる参考なります。過去のマーケティング実績をもとにしながら、より優れた費用対効果のマーケティング施策を実施しやすいのが魅力です。

データ移行対応か

導入前に、データ移行に対応しているかどうか確認しておくようにしましょう。未対応のCRMの場合、データの転記作業で手間がかかってしまったり、CRMの運用スタートまで膨大な時間がかかってしまったりするからです。外部連携をしにくいシステムを導入すると運用にコストがかかりすぎてしまう可能性があります。

システム導入した直後であっても、スムーズに運用できるCRMかどうか、既存のシステム環境にマッチしているツールを選定するようにしましょう。

自社に合わせてカスタマイズ可能か

CRM導入前には、自社に合わせてカスタマイズできるかどうかもチェックしておきたいポイントです。自社の状況にあわせてカスタマイズできると、業務をさらに効率よく進めていけます。

CRMは、すべてのツールが人材紹介にマッチしているわけではありません。自社にとって必要な機能かどうか、業務フローに合わせてカスタマイズできるかどうか確認するようにしましょう。

人材紹介におけるCRMの種類

人材紹介では、どのようなCRMシステム化があるのでしょうか。以下では、CRMシステムを「人材紹介特化」「全業種対応」「自社開発」の3タイプに分け、各CRMの特徴を紹介しています。組織体制や目的を考慮し自社に合ったCRMを検討しましょう。

人材紹介に特化したCRM

CRMの中には人材紹介や派遣など人材紹介に特化したシステムが存在します。求職者・求人案件の進捗管理機能やマッチング機能、人材選出機能など、人材紹介業務に必要な機能を標準搭載。人材事業部署での活用や、人材事業のみを取り扱っている企業におすすめです。

代表的なものではポーターズ株式会社「porters」や株式会社ブレイン・ラボ「CAREER PLUS」などがあります。また、circus株式会社「circus AGENT」のように求人データベースの中にCRM機能が付いているものもあるのでチェックしてみると良いでしょう。

全業種対応のCRM

商談管理や営業活動管理、リスト管理、リード抽出など、事業活動においてスタンダードな業務へのサポート機能が備わっているものを全業種対応のCRMとしてタイプ分けしています。人材事業以外にも複数の事業を行っている企業では、全業種対応のCRMを導入して全部署横断の管理を行うのがおすすめです。
代表的なシステムとしては、株式会社セールスフォース・ジャパン「Salesforce」や株式会社Zendesk「Zendesk」などがあります。

自社開発のCRM

自社の活動に適したCRMを追求したい場合は自社開発でCRMシステムを開発するという手もあります。
メリットとしては、自社の声を集めた誰もが使いやすいシステムを構築することができるという点ですが、開発に金銭的コスト・人的コスト・時間的コストの全てを多く費やす必要があるというデメリットがあります。

予算に大きな余裕があり、システムの土台をしっかりと造りたい企業においては、選択肢の一つになるかもしれません。

まとめ

このページでは人材紹介におけるCRMについて解説してきました。CRMの導入は近年求められている顧客サービスのパーソナライズ化を実現し得るものであり、顧客満足やサービス利用継続に大きな貢献をする可能性を秘めています。

なお、本サイトではCRM機能を搭載している求人データベースを紹介しています。求人データベースとは「求人案件が、クラウド上に集約されているデータベースサービス」のこと。求人データベースを利用することで、自社のRA担当が求人開拓をする必要なしに、何千何万件といった紹介先求人を獲得することが可能になります。

CRM機能を搭載している求人データベースは、求人開拓と求人・求職者管理を一度に効率化でき、人的・時間的リソースの創出と提供サービスの質向上を生み出せるシステムですので、ぜひ選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。

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